French content only

La porte ouverte Montréal (LPOM) est un organisme à but non lucratif qui vient en aide aux personnes en situation d’itinérance ou de vulnérabilité. Pour le bon fonctionnement de l’organisme et de l’aide offerte aux usagers de ses services, il est nécessaire de recueillir certaines données confidentielles. LPOM s’engage à respecter ses obligations légales sur la protection de ses données, et à les utiliser uniquement dans les situations qui l’exigent.

LPOM s’engage à prélever et conserver uniquement les informations qui sont nécessaire à ses activités. Ces données seront différentes selon le lien de la personne ou organisation avec LPOM, qu’elles soient des :

  • Employés
  • Usagers des services
  • Donateurs
  • Partenaires
  • Fournisseurs
  • Bénévoles

LPOM s’engage à ce que seules les personnes devant avoir accès à une information personnelle dans l’exercice de leurs fonctions puissent y accéder. Les données sont conservées en ligne, sur SharePoint et/ou Teams, de la suite Microsoft 365. Sauf dans le cas ou une obligation légale indiquent une durée de conservation contraire, les données seront conservées un maximum de 10 ans après la fin du lien entre la personne ou l’organisation et LPOM soit terminé.

En tout temps, si un employé constate qu’une donnée devrait être supprimée, il est de son devoir de transmettre l’information à la direction générale. Au moins une fois par année, le personnel administratif devra vérifier les documents de l’organisme, supprimer les données dont la validité est caduque, et en faire rapport à la direction générale.

En tout temps, une personne ou organisation qui n’a plus de lien actif avec LPOM peut demander que les données la concernant soit supprimées. Cette demande doit être déposée par écrit. Sauf si une obligation légale exige que nous conservions ces données en tout ou en partie, LPOM s’engage à procéder à la destruction des données dans un délai maximum de 30 jours.

LPOM s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires afin de protéger les données confidentielles qu’elle collecte.

Tous les employés de l’organisme signent une entente de confidentialité lors de leur embauche. Ils s’engagent ainsi à protéger les données confidentielles auxquelles ils sont exposés.

Les comptes des personnes ayant accès à un grand nombre de données confidentielles sont protégés par un système de double authentification. Si des fichiers doivent être accessibles à un grand nombre d’employés, tel que les dossiers relatifs à l’accès physique à l’organisme, ils seront protégés par un mot de passe complexe.

Il est possible que certaines données soient consultées à l’extérieur du Québec, si l’organisme fait affaire avec un sous-traitant. Si cette situation se présente, LPOM demandera au sous-traitant de s’engager par écrit à respecter la législation en vigueur au Québec.

En cas d’incident mettant en cause la sécurité des données confidentielles recueillies ou conservées par LPOM, les personnes concernées par cet incident seront informées de la situation, et il sera inscrit dans un registre prévu à cet effet. Les autorités pertinentes seront informées. L’équipe de soutien informatique de l’organisme sera immédiatement impliquée afin de limiter le plus possible les impacts négatifs de cet évènement.

Pour toute question concernant la présente politique, la conservation et protection des données confidentielles, ou pour déposer une plainte, vous pouvez communiquer avec nous :

Zoé Dubois-Capony

Responsable de la protection des renseignements personnels

La Porte ouverte Montréal

C.P. 42082 Roy, Montréal, Québec, H2W 2T3

direction@opendoortoday.org

Dernière mise à jour : 22 septembre 2023

FR